Selain fungsi monitoring, kamu juga bisa memanfaatkan Backoffice untuk fungsi pengaturan. Pengaturan ini juga tersinkron ke aplikasi Qasir kamu. Fungsi pengaturan ini di antaranya adalah:

A. Pengaturan Profil

Profil berisi data diri pemilik akun yang terdiri dari : nama depan (wajib diisi) dan nama belakang, alamat email, nomor telepon (wajib diisi), foto profil, serta PIN atau Password. 

Berikut langkah-langkahnya:

Klik simbol foto yang terdapat pada pojok kanan atas. Terdapat pilihan Profil, Informasi Akun dan Keluar. Pilih Profil untuk mengganti data identitas diri kamu.

Nantinya tampilan yang muncul akan seperti gambar di bawah ini. Tanda bintang menandakan kolom itu wajib diisi.

Untuk mengganti data, kamu hanya tinggal mengisi di kolom yang ingin diganti. Seteleh selesai diisi, pilih Simpan dan akan muncul "data telah tersimpan".

B. Pengaturan Akun 

Khusus Informasi Akun hanya bisa di akses oleh Owner, sedangkan Supervisor hanya bisa mengatur dan mengubah Profil-nya saja.

Ketika mengklik simbol foto, kamu akan menemukan Informasi Akun di bawah pilihan Profil. 

Di menu ini, kamu dapat mengubah Informasi Akun yang terdiri dari nama usaha, jenis usaha dan email akun. Kemudian klik Simpan jika sudah selesai.

C. Reset Data

Selain data akun, kamu juga bisa melakukan reset data antara lain:

  • Reset Data Transaksi. Dengan me-reset data transaksi, maka nilainya akan menjadi nol (0).
  • Reset Reset Data Produk dan Transaksi. Saat kamu me-reset data produk, maka secara otomatis data transaksi kamu akan terhapus semua.
  • Reset Kelola Kas. Semua kelola kas yang kamu reset akan terhapus. Ini akan mempengaruhi data keuntungan transaksi
  • Reset Semua Data. Pilih reset semua data jika kamu ingin me-reset semua data secara bersamaan, termasuk informasi produk, transaksi, outlet, stok, dan lain-lain.

Perhatian! Data yang direset tidak dapat dikembalikan lagi. Karena itu sebelum kamu klik Reset, kamu akan diminta memasukkan PIN akun kamu untuk memastikan bahwa kamu yakin ingin mereset akun kamu.

Jika data telah berhasil di-reset, klik OK.

D. Pengaturan Pelanggan

Menu ini memungkinkan kamu menyimpan data pelanggan, khususnya yang sering bertransaksi di tokomu. Data yang disimpan adalah nama, nomor telepon, nomor KTP, email, alamat, jenis kelamin, tanggal lahir. Kamu juga bisa menyimpan foto pelanggan kamu.  Berikut langkah-langkahnya.

1. Jika sudah login Backoffice, pilih menu Pelanggan, lalu klik Tambah Pelanggan.

2. Mulailah mengisi data pelanggan. Khusus kolom Nama dan Nomor Telepon wajib diisi, sedangkan untuk kolom lainnya boleh tidak dilengkapi, tergantung kebutuhan. Jika sudah lengkap, klik kolom Simpan. Namun jika masih ada informasi yang ingin dilengkapi maka kamu bisa klik Simpan & Buat Lagi.

3. Jika data pelanggan sudah berhasil tersimpan, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini. Ini berarti informasi pelanggan yang kamu masukkan sudah terkoneksi dengan aplikasi.

4. Jika ingin melihat Riwayat Transaksi pelanggan, mengubah data, serta menghapus data pelanggan, klik tombol Opsi.

E. Pengaturan Outlet

1. Menambah dan Menghapus Outlet

Jika menambahkan outlet dapat dilakukan melalui aplikasi Qasir ataupun melalui Backoffice, menghapus outlet hanya bisa dilakukan melalui Backoffice. Namun perlu diingat, jika kamu hapus outlet, maka transaksi yang sudah terjadi di outlet tersebut juga akan ikut terhapus. 

Jika kamu memiliki outlet yang sudah tidak beroperasi dan ingin menghapusnya, ini yang harus kamu lakukan:

a. Pilih Outlet, lalu pilih outlet mana yang ingin kamu hapus. Yang dapat dihapus hanya outlet cabang, sedangkan outlet pusat tidak dapat dihapus.

b.  Jika sudah memilih outlet mana yang ingin dihapus, masukkan PIN akun kamu.

c. Jika sudah berhasil terhapus, maka tampilannya akan seperti ini.

2. Memindahkan Stok Antar-Outlet

Jika kamu memiliki lebih dari 1 outlet, maka kamu dapat memindahkan stok dari outlet satu ke outlet lainnya. Ini berlaku untuk semua outlet, bukan hanya dari pusat ke outlet cabang. Jika kamu melakukan pemindahan stok, maka stok produk akan pindah secara otomatis ke outlet tujuan dan menambah nilai modal di menu Produk. Pemindahan stok produk ke outlet lain hanya bisa dilakukan melalui Backoffice. 

Pemilik toko (owner) dapat login dengan nomor handphone dan PIN. Sedangkan Supervisor di toko kamu dapat login dengan memasukkan Nomor Handphone dan PIN yang didaftarkan pada menu Pegawai.

Pegawai dengan hak akses Supervisor dapat melakukan pemindahan stok ke outlet lain baik di outlet Supervisor ditempatkan maupun di outlet diluar penempatan Supervisor tersebut.

Setelah Nomor Handphone dan PIN diinput dengan benar maka akan tampil halaman berikut dan klik menu Inventaris, pilih Pemindahan Stok.

Pada halaman Pemindahan Stok, pilih Lakukan Pemindahan Stok untuk proses pemindahan stok produk ke cabang lain.

Isi kolom pemindahan stok, pilih outlet yang akan ditransfer stoknya dan Tambah Variasi untuk memasukan stok produk yang akan ditransfer.

Masukkan produk dan jumlah stok yang ingin ditransfer. Setelah itu pilih Tambah.

Pastikan produk yang akan di transfer di outlet pengirim dan penerima sudah pernah ada stok-nya, jika sebelumnya belum ada maka pemindahan stok tidak bisa di lakukan. 

Jika ingin melakukan pemindahan stok untuk produk lain, klik tombol Tambah Variasi dan lakukan hal sama seperti langkah-langkah diatas. Setelah kamu yakin dengan produk yang akan di transfer stoknya ke outlet lain, klik 

Jika data stok berhasil ditransfer ke outlet tujuan, maka tampilannya akan seperti ini.

Keterangan

  1. Tanggal: waktu pemindahan stok produk
  2. Jenis Variasi: produk yang ditransfer
  3. Dari Outlet: outlet asal
  4. Menuju Outlet: outlet tujuan 
  5. Jumlah Pemindahan: jumlah produk yang ditransfer. Tanda Minus berarti produk telah dipindahkan ke outlet lain dan sebaliknya jika tanda Plus maka produk bertambah dari outlet lain.

Kamu juga dapat melakukan kroscek ke outlet tujuan, seperti tampilan halaman dibawah ini.

Jumlah pemindahan plus (+) menandakan produk berhasil ditambahkan

F. Kelola Kas

Sesuai namanya, fitur Kelola Kas dibuat untuk membantu pengguna untuk mengelola kas masuk dan kas keluar. Yang dimaksud dengan kas masuk adalah semua bentuk penambahan modal, termasuk penambahan kas untuk uang kembalian, sedangkan kas keluar adalah biaya yang dikeluarkan dari kas toko, semisal biaya operasional toko, dll.

  1. Untuk bisa mengakses fitur ini, kamu tinggal login ke Web App seperti biasa, lalu pilih menu Kelola Kas. Untuk menambah kas masuk, kamu tinggal klik 

2. Selanjutnya lengkapi kolom yang berisi informasi:

  • Catatan → Berisi informasi kas yang masuk maupun keluar
  • Tipe Kas → Kas masuk atau kas keluar
  • Jumlah → Nominal kas

Setelah itu, tinggal klik tombol Simpan.

3. Kamu juga dapat mengubah informasi kas ataupun menghapusnya.

4. Jika kamu melakukan input kas melalui menu Rekap Kas pada aplikasi, informasi ini akan muncul pada laporan di Dashboard. Jika data sudah sudah direkap, maka akan ada ada keterangan Data Sudah Direkap.

G. Atur Produk

1. Upload Produk

Beberapa fitur seputar atur dan kelola produk memang bisa diakses melalui aplikasi Qasir, namun sebagai owner, menggunakan Backoffice lebih disarankan, karena lebih memudahkan memantau laporan secara menyeluruh yang ditampilkan pada Dashboard Qasir. Selain karena tampilannya yang lebih lengkap, kamu bisa atur produk sekaligus secara massal pada Backoffice. Berikut caranya:

  • Padai halaman awal, pilih menu Produk lalu pilih Katalog Produk.
  • Setelah masuk, kamu akan menemukan tiga tombol ini:
  1. Upload Produk --> Untuk input produk secara massal/sekaligus banyak.
  2. Export Produk --> Jika ingin mengetahui secara rinci stok dan produk yang masih tersedia.
  3. Tambah Produk --> Jika kamu ingin input produk satu per satu.
  • Selanjutnya, kamu akan mendapatkan Halaman Panduan seperti di bawah ini. Kamu tinggal mengikuti langkah-langkah yang sudah disediakan, seperti tampilan di bawah ini.
  • Jika kamu sudah melakukan semua yang diminta dalam halaman panduan, maka dalam beberapa menit, kamu akan mendapatkan email notifikasi bahwa produk kamu sudah berhasil diinput. Seperti gambar dibawah ini.

2. Penyesuaian Stok

Peyesuaian Stok digunakan untuk menyesuaikan jumlah stok produk yang ada di sistem dengan yang di gudang. Untuk melakukan penyesuaian stok, pastikan kamu sudah pilih outlet yang dimaksud, seperti ini.

Sekarang kamu dapat melakukan penyesuaian stok melalui Backoffice, dengan cara:

  1. Klik menu Inventaris pada menu sidebar 
  2. Pilih Penyesuaian
  3. Klik Lakukan Penyesuaian 

Lokasi tombol ada pada posisi yang dilingkari di bawah ini. 

Kalau sudah klik Lakukan Penyesuaian, maka akan tampil halaman berikut. 

Selain dapat mengisi kolom Stok Gudang untuk melakukan penyesuaian, kamu juga dapat memberikan catatan sebagai keterangan penyesuaian. Hal ini juga berlaku untuk produk yang memiliki variasi. Jika sudah selesai, klik tombol Simpan.

Setelah melakukan Penyesuaian, maka akan tampil halaman seperti gambar dibawah ini. Terdapat keterangan Tanggal Penyesuaian, Jenis Variasi, Nama Outlet, Jumlah Penyesuaian dan Catatan.

Jika kamu telah melakukan penambahan stok produk di kolom Stok Gudang maka akan tampil tanda plus (+) pada kolom Jumlah Penyesuaian.

Sebaliknya, jika kamu melakukan pengurangan stok produk di kolom Stok Gudang maka akan tampil tanda minus (-) pada kolom Jumlah Penyesuaian.

H. Kelola Kasbon

Dengan fitur ini, kamu bisa memantau jumlah kasbon per pelanggan. Caranya:

1. Setelah kamu berhasil login, kamu bisa pilih menu Pelanggan.

2. Selanjutnya, pilih nama pelanggan dan klik tombol Opsi lalu kamu bisa klik Menu Riwayat Transaksi Pelanggan

3. Setelah itu, klik menu Daftar Kasbon. Di sini kamu bisa melihat secara rinci transaksi kasbon atas nama pelanggan tersebut.

4. Jika ada pelanggan yang melakukan transaksi kasbon lebih dari 1 kali dalam 1 hari, maka otomatis akan muncul jumlah total kasbon pada hari itu.

Untuk transaksi kasbon pada tanggal lainnya, kamu bisa melakukan filter pada tanggal yang kamu inginkan di kolom Cari Berdasarkan Tanggal.

5. Kamu juga bisa mengirimkan nota tagihan kasbon kepada pelanggan via email. Caranya dengan klik transaksi yang ingin notanya dikirimkan, lalu akan tampil rincian nota dan ada kolom untuk input email pelanggan, seperti ini:

I. Pengaturan Pembelian

Pengaturan ini memungkinkan kamu melakukan pembelian/pemesanan melalui email ke supplier kamu. Sehingga kamu memiliki catatan/riwayat pembelian yang rapi untuk mempermudah pembukuan kamu. Untuk dapat melakukannya, berikut tahapannya:

1. Klik Menu Inventaris di Backoffice lalu bisa pilih menu Supplier untuk memasukan data supplier/pemasok produk yang kamu ingin beli.

2. Klik Tambah Supplier untuk masuk ke form supplier lalu isi datanya. Setelah data dimasukan semua, pilih Simpan. 

3. Data supplier yang telah tersimpan di Backoffice kamu akan muncul seperti gambar dibawah ini. Jika nantinya ada data yang ingin diubah maka kamu bisa klik Ubah atau jika kamu ingin menghapusnya, kamu juga bisa melakukannya.

4. Selanjutnya klik Menu Inventaris dan pilih Pembelian untuk melakukan pembelian produk ke supplier kamu.

5. Pada menu Pembelian, klik Lakukan Pembelian. Pilih supplier, masukan catatan, cek list kirim email ke pemasok. Masukkan juga produk yang ingin dibeli. Pembelian ini akan terkirim ke email supplier. 

6. Setelah datanya kamu isi, klik Simpan.

7. Lalu akan tampil form variasi produk yang akan dipesan. Pilih produk yang akan dipesan pada kolom Masukkan Produk Pembelian, lalu kamu juga harus input jumlah pembelian dan harga beli produk, lalu klik Tambah.

Jika ada perubahan harga modal kamu bisa input harga beli sesuai harga saat ini, namun kamu harus edit secara manual nilai modal yang di menu produk.

8. Setelah kamu yakin dengan barang yang akan dibeli, klik Simpan.

9. Data pembelian akan tersimpan berikut dengan Nomor Order. Pembelian produk kamu pun sudah terkirim ke supplier.

10. Jika nantinya barang sudah terkirim, kamu bisa ubah statusnya ditombol Opsi sehingga nantinya stok toko kamu akan terinput secara otomatis (tidak perlu lagi meng-input satu per satu).

Catatan: Pembelian yang sudah dikonfirmasi tidak dapat dihapus.

Demikian beberapa fungsi Pengaturan yang bisa kamu dapatkan di Backoffice. Jika masih ada pertanyaan seputar Pengaturan dengan Backoffice, kamu dapat langsung menghubungi Customer Happiness Team Qasir melalui Live Chat di fitur Bantuan pada aplikasi maupun website. Tim kami akan dengan senang hati membantu kamu.

Apakah Anda menemukan jawaban?